Aanbieder en toepassingsgebied
Sonexa wordt aangeboden door [officiële naam en rechtsvorm], [volledig vestigingsadres], ondernemingsnummer [KBO-nummer], btw-nummer [btw-nummer], bereikbaar via [zakelijk contactadres]. In deze voorwaarden betekent ‘klant’ de professionele praktijk of onderneming die de dienstverlening bestelt, en ‘gebruiker’ een door haar bevoegde persoon.
Deze voorwaarden gelden uitsluitend wanneer zij vóór het sluiten van de overeenkomst aan de klant beschikbaar zijn gesteld op een wijze waarop deze ze kan bewaren, en door de klant zijn aanvaard. Een account of bezoek aan de website geldt op zichzelf niet als bewijs van aanvaarding. Afwijkende schriftelijke afspraken in de ondertekende offerte of bestelling gaan voor; voor persoonsgegevens gaat de verwerkersovereenkomst voor. Dwingend recht blijft steeds van toepassing.
Wat levert Sonexa?
Sonexa biedt digitaal secretariaat en administratieve ondersteuning, waaronder telefonische ontvangst met AI, registratie van verzoeken, afspraakbeheer en opvolging. De overeengekomen functies, gebruikslimieten, configuratie, ondersteuning en eventuele serviceniveaus staan in de offerte of bestelling. Functies die alleen in een demonstratie of test beschikbaar zijn, behoren niet automatisch tot een betaald abonnement.
Sonexa handelt met de zorgvuldigheid die redelijkerwijs van een professionele dienstverlener mag worden verwacht. Zonder uitdrukkelijke afspraak geldt geen garantie van ononderbroken beschikbaarheid of foutloze AI-uitvoer. Dit doet geen afbreuk aan de verplichting de overeengekomen dienst deugdelijk te leveren.
Zorgverlening en menselijke opvolging
Sonexa ondersteunt administratie en vervangt geen arts, spoeddienst, medisch advies of klinische beoordeling. De klant bepaalt welke handelingen automatisch mogen worden uitgevoerd, welke als verzoek worden geregistreerd en welke naar een medewerker moeten worden doorgestuurd. De klant controleert openingstijden, beschikbaarheid, kennisinformatie en escalatieroutes en organiseert passende opvolging van verzoeken en fouten.
De klant informeert bellers begrijpelijk over de AI-assistent, gegevensverwerking en eventuele opname. Sonexa stelt geen diagnose en is geen zelfstandig kanaal voor spoedeisende hulp. Bij een levensbedreigende noodsituatie moet de patiënt de hulpdiensten contacteren. De verantwoordelijkheden van de klant ontslaan Sonexa niet van aansprakelijkheid voor eigen tekortkomingen.
Accounts en toegestaan gebruik
De klant zorgt dat de persoon die de bestelling plaatst bevoegd is, verstrekt correcte zakelijke gegevens, kent passende toegangsrechten toe en trekt toegang van vertrokken medewerkers tijdig in. Gebruikers beveiligen hun inlogmiddelen en melden vermoed misbruik zo snel mogelijk via het contactadres van Sonexa.
Onrechtmatig gebruik, ongeoorloofde toegang, verstoring van de dienst en het aanleveren van gegevens zonder vereiste bevoegdheid zijn verboden. De klant beperkt persoonsgegevens tot wat noodzakelijk is en gebruikt voor demonstraties bij voorkeur fictieve gegevens. Sonexa behandelt vertrouwelijke klantinformatie uitsluitend voor de uitvoering van de dienst en toepasselijke wettelijke verplichtingen.
Prijzen, facturatie en betaling
De offerte of bestelling vermeldt vóór aanvaarding het tarief, btw, inbegrepen gebruik, eventuele verbruikskosten, facturatieperiode, betalingstermijn en activeringskosten. Meerwerk of aanvullende kosten vereisen een vooraf kenbare afspraak. Een proefperiode wordt uitsluitend betalend als de klant vooraf duidelijk met de betaalde voortzetting en de prijs heeft ingestemd.
De klant meldt factuurbezwaren zonder onnodige vertraging met toelichting; een laattijdige melding leidt niet automatisch tot verlies van wettelijke rechten. Het onbetwiste deel blijft betaalbaar. Bij betalingsachterstand kan Sonexa na een schriftelijke herinnering en redelijke hersteltermijn de toepasselijke wettelijke interest en invorderingskosten aanrekenen, voor zover wettelijk verschuldigd.
Looptijd, verlenging en opzegging
Begindatum, eerste looptijd en eventuele verlenging staan in de bestelling. Bij een periodiek opzegbaar abonnement kan de klant vóór de volgende verlenging opzeggen via het abonnementsscherm of het zakelijke contactadres. De opzegging wordt bevestigd en wordt van kracht aan het einde van de lopende betaalde periode, tenzij de bestelling een gunstiger regeling bepaalt. Een afwijkende vaste looptijd moet vooraf uitdrukkelijk zijn overeengekomen.
Sonexa kan een overeenkomst van onbepaalde duur regulier beëindigen met een redelijke schriftelijke opzegtermijn van minimaal 30 dagen, en langer als een zorgvuldige overgang dit redelijkerwijs vereist. Bij een wezenlijke tekortkoming kan elke partij beëindigen na schriftelijke ingebrekestelling en een redelijke hersteltermijn, tenzij herstel onmogelijk is of de wet onmiddellijke beëindiging toelaat. Wettelijke rechten op ontbinding, terugbetaling en schadevergoeding blijven behouden.
Agenda’s en andere externe diensten
De klant beslist welke integraties worden geactiveerd en verzekert zich van passende bevoegdheden en afspraken met Google, Microsoft of andere gekozen diensten. Agenda-export kan patiëntnamen en afspraakredenen delen met de externe provider en personen die daar toegang hebben. De klant controleert daarom de toegangsinstellingen en de rechtmatigheid voordat de koppeling wordt gebruikt.
Integraties zijn afhankelijk van externe API’s en kunnen vertraging of storingen vertonen. Sonexa informeert de klant waar redelijkerwijs mogelijk over bekende beperkingen en werkt redelijkerwijs mee aan herstel van de overeengekomen koppeling. Bij ontkoppeling kan een externe agenda achterblijven als verwijdering bij de provider mislukt; de klant kan die daar verwijderen. Een storing bij een leverancier is niet automatisch overmacht.
Persoonsgegevens en vertrouwelijkheid
Vóór verwerking van echte patiëntgegevens sluiten partijen een verwerkersovereenkomst conform artikel 28 AVG, met concrete bijlagen over verwerking, beveiliging, subverwerkers, doorgiften en verwijdering. Sonexa verwerkt die gegevens op gedocumenteerde instructies van de klant, waarborgt vertrouwelijkheid en verleent de overeengekomen en wettelijk vereiste ondersteuning. De privacyverklaring beschrijft daarnaast de eigen verwerkingen van Sonexa.
Partijen beschermen elkaars vertrouwelijke informatie, beperken toegang tot bevoegde personen en leggen passende geheimhoudingsverplichtingen op. Wettelijk verplichte verstrekking blijft mogelijk; de andere partij wordt daarover geïnformeerd voor zover toegestaan. Sonexa meldt een inbreuk in verband met de verwerkte persoonsgegevens zonder onredelijke vertraging aan de klant en ondersteunt de wettelijk vereiste verdere afhandeling.
Gegevens en intellectuele eigendom
Rechten op door de klant aangeleverde inhoud blijven bij de klant of de betrokken rechthebbenden. Sonexa krijgt slechts de gebruiksrechten die nodig zijn om de overeengekomen dienstverlening te verrichten. De overeenkomst kent Sonexa geen recht toe om patiëntinhoud te verkopen of voor algemene modeltraining te hergebruiken.
Sonexa en zijn licentiegevers behouden hun rechten op de software en documentatie. De klant krijgt tijdens de overeenkomst een niet-exclusief gebruiksrecht binnen het overeengekomen bereik. Wettelijk toegestane handelingen, waaronder dwingendrechtelijke rechten rond interoperabiliteit, blijven mogelijk.
Wijzigingen, onderhoud en opschorting
Sonexa kan onderhoud en noodzakelijke beveiligingsupdates uitvoeren en kondigt voorzienbare wezenlijke onderbrekingen zo mogelijk vooraf aan. Opschorting wordt beperkt tot wat noodzakelijk en evenredig is, bijvoorbeeld bij een concreet beveiligingsincident, onrechtmatig gebruik of niet-betaling na herinnering. Waar mogelijk informeert Sonexa de klant vooraf, biedt gelegenheid tot herstel en houdt rekening met continuïteit van de praktijk.
Wezenlijke wijzigingen van deze voorwaarden, prijzen of kernfuncties worden met reden minimaal 30 dagen vooraf op een bewaarbare wijze meegedeeld. Binnen een vaste overeengekomen looptijd worden prijzen en kernprestaties niet eenzijdig ten nadele gewijzigd zonder geldige contractuele grondslag. Bij een voor de klant nadelige voorgestelde wijziging kan hij vóór de ingangsdatum zonder wijzigingsboete opzeggen; vooruitbetaalde bedragen voor niet-geleverde perioden worden dan terugbetaald. Waar instemming vereist is, wordt die afzonderlijk gevraagd.
Aansprakelijkheid en overmacht
Elke partij is overeenkomstig het toepasselijke recht aansprakelijk voor schade die door haar toerekenbare tekortkoming wordt veroorzaakt. De benadeelde partij neemt redelijke maatregelen om schade te beperken. Deze conceptvoorwaarden bevatten geen algemene uitsluiting of financieel plafond van aansprakelijkheid; een eventuele afzonderlijke beperking moet evenwichtig zijn en aan het dwingende recht voldoen.
Geen bepaling sluit aansprakelijkheid uit waar dit wettelijk verboden is, waaronder voor opzet of aantasting van leven of lichamelijke integriteit. Dwingende rechten van betrokkenen uit de AVG blijven onverlet. Bij overmacht informeert de getroffen partij de andere partij, beperkt zij de gevolgen en hervat zij de uitvoering zodra mogelijk. Bij een langdurige wezenlijke verhindering kunnen partijen de getroffen dienstverlening beëindigen volgens het toepasselijke recht, met afrekening van niet-geleverde prestaties.
Gegevens bij het einde van de overeenkomst
Partijen spreken tijdig een veilige overdracht of export af, met formaat, termijn en eventuele vooraf overeengekomen redelijke transitiekosten. Sonexa verleent de wettelijk verplichte medewerking aan overstappen en houdt rekening met toepasselijke Europese regels voor gegevensverwerkingsdiensten. De klant organiseert de overdracht naar een opvolgende oplossing.
Voor persoonsgegevens kiest de klant overeenkomstig de verwerkersovereenkomst voor teruggave of verwijdering, tenzij een wettelijke bewaarplicht anders bepaalt. De bijlagen moeten concrete termijnen voor actieve systemen en back-ups vastleggen. Een account stopzetten of een agenda ontkoppelen betekent niet dat alle gegevens bij iedere externe provider meteen verdwijnen.
Klachten en toepasselijk recht
Klachten kunnen met een beschrijving van het probleem naar [zakelijk contactadres] worden gestuurd. Partijen proberen een geschil eerst in overleg op te lossen, zonder dat dit toegang tot de rechter of dringende maatregelen belemmert.
Op de overeenkomst is Belgisch recht van toepassing, met behoud van dwingende regels die anders toepasselijk zijn. De bevoegde rechter wordt bepaald volgens de toepasselijke wettelijke bevoegdheidsregels. Als een bepaling ongeldig is, blijven de overige bepalingen gelden voor zover de overeenkomst zonder die bepaling kan voortbestaan. Partijen vervangen een ongeldige bepaling uitsluitend door een rechtmatige en evenwichtige afspraak.